FACTURACIÓN Y RECAUDO MENSUAL DE LAS CUOTAS DE ADMINISTRACIÓN

Para efectos de unidad en el manejo y el control internos,  los pagos por cuotas de Administración son recaudados y consignados diariamente en una cuenta (corriente o de ahorros) a nombre del edificio, para cualquier retiro con firmas conjuntas de la Administración y dos residentes del edificio, si ustedes así lo requieren. En caso de que alguno de los apartamentos, no realice su pago, durante el mes siguiente se emitirá la factura que incluya las sumas adeudadas, incluyendo el interés aprobado por la asamblea, para deudores morosos.

Si continúa el incumplimiento en los pagos de Administración, la factura correspondiente será endosada a una firma de abogados, especializada en cobro pre-jurídico y jurídico, en los términos y tiempos que la asamblea o consejo establezcan.

CONSECUCIÓN DE PERSONERÍA JURÍDICA PARA EL EDIFICIO.

La firma administración se encargará de presentar ante la Alcaldía que corresponda los documentos necesarios para que le sea asignada la Personería Jurídica del edificio.

REALIZAR EL AFORO PARA MULTIUSUARIOS PARA EL EDIFICIO.

La administración se encargará de realizar el aforo para multiusuarios ante la empresa de aseo correspondiente, adicionalmente se capacitará a todos los residentes en relación al reciclaje.

ASESORIA EN INSTALACIÓN DE MONITOREO Y ALARMAS EN AREAS COMUNES

La administración puede brindar la asesoría a los propietarios del edificio si desean instalar botón de pánico y alarma en áreas comunes.

ESTUDIO DE AHORRO DE ENERGIA ELECTRICA EN AREAS COMUNES

La administración presenta al consejo un estudio para reducir el consumo de energía eléctrica de áreas comunes basado en la instalación de sensores de movimiento, bombillos ahorradores y otros.

ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL ESTADO CONTABLE

Mensualmente realizaremos el informe detallado correspondiente a los ingresos, egresos, pagos y movimientos efectuados con sus respectivos soportes.  Esta información se mantendrá estrictamente al día, con el fin de ofrecer al consejo de administración el corte de cuentas para revisión y análisis.

ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL PRESUPUESTO.

En esencia se analizan los gastos de la copropiedad clasificando los costos fijos mensuales por concepto de vigilancia, aseo y administración, costos fijos por contratos de mantenimiento y costos variables por el valor estimado de servicios públicos, esto se desprende de los resultados obtenidos durante la visita previa al EDIFICIO, en donde se elaborará y presentará el presupuesto, teniendo en cuenta el número de unidades de vivienda y sus necesidades.

ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DEL BALANCE ANUAL

Se presentará un balance semestral, en donde se podrá conocer  la relación de los ingresos, egresos y el total de las cuentas. Dicho balance será elaborado por un contador competente.

COORDINACIÓN Y SUPERVISIÓN DEL SERVICIO DE VIGILANCIA.

Sugerimos vincular al personal encargado de la vigilancia, con una empresa especializada, que pueda generarle las mejores condiciones salariales y prestacionales, de acuerdo con todos los aspectos legales establecidos. Adicionalmente, colaboraremos con dicha empresa, para optimizar su desempeño y asegurar el cumplimiento de sus labores

COORDINACIÓN Y SUPERVISIÓN DEL SERVICIO DE ASEO.

Para atender la correcta presentación de la copropiedad, en la visita previa a realizar, nuestra empresa evaluará las necesidades del personal para el servicio de aseo en las áreas comunes; de tal modo que los andenes, portería, garajes, hall de entrada y escaleras permanezcan debidamente presentados. Se supervisará diariamente las labores efectuadas por el personal de aseo, de acuerdo con una lista de oficios previamente elaborada; de igual manera, sugerimos utilizar los servicios de una empresa con experiencia, que contrate el personal y se encargue de las prestaciones legales reglamentarias según la Ley.

SUPERVISIÓN DE REPARACIONES LOCATIVAS.

Inicialmente realizaremos una evaluación de los principales aspectos a mejorar en las áreas comunes del Edificio o Conjunto Residencial. Toda construcción requiere de mantenimiento en cubiertas, muros, pisos, pinturas etc., para evitar el deterioro del inmueble, creando mala presentación y lo que es peor generar la desvalorización del mismo; es por esto, que se recomienda mantener las zonas comunes  en  óptimo  estado,   evitando   erogaciones   mayores  de  dinero  por el descuido y desmedro de las mismas. Igualmente se tomarán las acciones inmediatas, para no incurrir en gastos innecesarios, como por ejemplo:

• Instalar bombillos de menor voltaje, para reducir el consumo de energía, en caso de que estos se encuentren muy seguidos.
• Realizar una campaña mediante reuniones y comunicaciones para concientizar a todos los residentes, sobre la importancia del cuidado de las paredes, objetos y áreas comunes.
• Contratar oportunamente las reparaciones necesarias, para evitar problemas mayores más adelante.

SUPERVISIÓN DEL MANTENIMIENTO DE JARDINES.

Mensualmente, contrataremos el servicio de mantenimiento de jardines interiores y exteriores; adicionalmente las plantas serán abonadas y se realizará la reposición de las que se encuentren en mal estado.

SUPERVISIÓN DEL MANTENIMIENTO DE TANQUES.

Contrataremos y supervisaremos, en términos de seis meses, el lavado de los tanques de aguas potables, aguas lluvias y de la tubería del edificio.
De igual forma recomendamos establecer una provisión para este concepto, en razón a los daños que puedan presentar estos bienes. En forma preventiva se prestará mantenimiento mensual a los equipos. Es importante anotar que siempre existirán desgastes de contactores, daños de membranas de tanques, válvulas obstruidas o rotas por su normal deterioro en tiempo y en su funcionamiento.

SUPERVISIÓN DEL MANTENIMIENTO DE ASCENSORES.

Para el mantenimiento preventivo de los ascensores se contratará la firma que indique el Consejo de Administración; se recomienda realizar el contrato con la firma fabricante del equipo, por efectos de garantía, reconocimiento y consecución de repuestos.

Se supervisará el mantenimiento oportuno de los ascensores, por el personal contratado. Simultáneamente, se elaborarán los correspondientes informes y anotaciones de control.

CUMPLIMIENTO DEL REGLAMENTO DE PROPIEDAD HORIZONTAL.

Para que todos los residentes del edificio convivan en armonía, se enviarán informes escritos, con el fin de solucionar los inconvenientes presentados y de esta forma aplicar formalmente el reglamento de Propiedad Horizontal. Es Importante dar a conocer  a los residentes del edificio, las normas de convivencia estipuladas en dicho documento.

ASESORÍA JURÍDICA EN EL COBRO DE CARTERA Y ELABORACIÓN DE LA REFORMA EN EL REGLAMENTO DE PROPIEDAD HORIZONTAL

Para la asesoría jurídica en el cobro de cartera morosa en el Edificio después de haber agotado todos los recursos viables, contamos con la firma as cobranzas Ltda. La cual se encargará de realizar cobro pre-jurídico y jurídico a los deudores del edificio, los honorarios de dichos abogados serán cancelados por el deudor.

Para la adecuación de la reforma del Reglamento de Propiedad Horizontal a la Ley 675 de agosto de 2001 contamos con la firma INTEGRACIÓN JURÍDICO MERCANTIL, quien maneja unas tarifas muy económicas y nuestra experiencia con ellos en otros edificios ha sido satisfactoria.

SUPERVISIÓN Y MANEJO DEL ARCHIVO DE TODA LA DOCUMENTACIÓN REQUERIDA POR EL EDIFICIO

La administración manejará el archivo y la documentación en su oficina o en el edificio siempre y cuando haya un lugar seguro para guardar allí todos los documentos.
Adicionalmente tendrán a su cargo el Registro y cuidados de los  Libros de Actas de Asambleas y de Consejo de Administración.

REALIZACIÓN DE VISITAS DE CONTROL.

Solo mediante un estricto y disciplinado control del personal que presta servicio al inmueble,  se logran obtener mejores resultados en la prestación de los mismos.
Es por esto que diariamente realizaremos una visita para controlar el debido cumplimiento de las labores de aseo, mantenimiento y vigilancia del edificio. Esta visita será realizada a diferente hora cada día. Dicho horario se acordará previamente con ustedes.

POLIZAS DE GARANTIAS

Dentro de esta propuesta nos comprometemos tramitar y obtener a su cargo ante una compañía de seguros legalmente establecida las siguientes pólizas:

• Póliza de cumplimiento de las obligaciones contractuales por el 10% del valor del contrato y vigente por el tiempo de ejecución a dos (2) meses más.
• Póliza de pagos de obligaciones laborales del personal de la empresa que sea vinculada al servicio de portería y aseo por el 3% del valor del contrato y con una vigencia igual al tiempo del contrato y doce (12) meses más.
• Responsabilidad Civil por el 5% del valor del contrato.

COMUNIDAD VIRTUAL PROPIA PARA SU CONJUNTO / EDIFICIO

Ofrecemos la posibilidad de crear para su conjunto u edificio, una comunidad virtual privada, para mejorar la convivencia y comunicación entre residentes y propietarios. Con este servicio, su edificio obtendrá una página web con su dirección propia (Ej: www.conjuntosanjose.com) , donde la administración puede publicar todos sus documentos y comunicados de manera privada y los residentes pueden interactuar y comunicarse de manera similar a como funciona Facebook.  Click aquí para ver más información sobre este servicio.